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Sistema de control interno- conceptos generales

Contenido

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Introducción

Este instrumento es para dar lineamientos básicos de cómo el inspector debe de evaluar un Sistema de Control Interno (SCI), en sus etapas de formación, instauración y también cuando ya está bien establecido y funcional.

Es necesario tomar en cuenta el bajo grado de escolaridad de la mayoría de los grupos de pequeños productores de café que actualmente están en el proceso de certificarse.

Se debe ver la implementación de un Sistema de Control Interno como un proceso. Lógicamente un grupo que inicia su gestión de certificación no tendrá el SCI en buen funcionamiento sino en función del tiempo, pero se debe visualizar su proyección en un plazo determinado a fin de tener y alcanzar buenos resultados en las evaluaciones de las empresas certificadoras.

Generalmente se espera que dentro de los dos primeros años se tenga un buen avance en la fundación, instauración de la organización y estructuración de SCI a un nivel de por lo menos un 75% de sus funciones. El complemento lo hará con forme logre más experiencia grupal.

Las condiciones anteriores permiten a las empresas certificadoras aceptar aún fallas de menores a medianas dentro de la formación del SCI, bajo el supuesto que a cada año deben ser menos fallas y se debe poder apreciar el avance en la implementación mediante la cantidad y el tipo de acciones correctivas con respecto del SCI.

Definición del sistema de control

Se entiende por Sistema de Control Interno (SCI) o Sistema Interno de Control (SIC), al esquema organizativo y el conjunto de los planes administrativos, con el fin de encaminar que todas las actividades, operaciones y la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas y requerimientos de un código o programa de certificación vigentes y actualizados.

Sus planes comprenden las mejoras continuas, métodos, principios, normas, procedimientos, mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad o agrupación.

Objetivos generales del sistema de control interno de una agrupación

  • Evaluar la gestión de la agrupación a través del uso de técnicas de auditoría de utilización general para identificar y recomendar acciones de mejoramiento agronómico, socioeconómico y ambiental.
  • Garantizar la eficiencia y eficacia en el cumplimiento de las funciones y operaciones de la entidad o agrupación.
  • Velar para que la entidad o agrupación disponga de adecuados procesos de planificación, ejecución y control para el desarrollo de sus actividades.
  • Coordinar la aplicación de medidas que le permitan prevenir riesgos, detectar y corregir las desviaciones que impidan o puedan impedir el cumplimiento de las funciones, objetivos y metas propias planteadas por la entidad o agrupación.
  • Asegurar la confiabilidad y oportunidad de la información utilizada para cumplir con sus funciones.

Reglament interno de producción

En el momento inicial de elaborar el reglamento interno, éste no debe contradecir las normas o reglamentos y condiciones del código o programa de certificación, de preferencia que sea lo suficientemente detallado para poder garantizar su aceptación en las evaluaciones por la empresa certificadora.

Al momento de una inspección externa se debe de tener copia del reglamento interno para adjuntarlo a la papelería de la misma.

Si son grupos anteriormente certificados se debe adjuntar el reglamento interno solamente cuando haya sido cambiado.

Contenido mínimo de tópicos de un reglamento interno:

Plazo del tiempo

Para alcanzar la certificación

Definir los períodos de inicio y finalización de las acciones preliminares que se someterán a la inspección formal del código o programa de certificación.

Sustancias prohibidas

Tener un listado, en un fólder, de los nombres de las sustancias, insumos y agroquímicos prohibidos en la producción del café, según
el código o programa de certificación.

Sustancias permitidas

Hacer un listado, en un fólder, de los nombres de las sustancias, insumos y agroquímicos permitidos en la producción de café, según el código o programa de certificación.

Prácticas de manejo del cultivo de café

Fertilización

Se debe evaluar si el plan de fertilización que se practica cumple con las indicaciones y condicionantes propuestas por la certificación a la cual se aplica; si es concordante con el tipo de suelo, y considerar las densidades y proporciones de sombra según altitud y región.

Hay que evaluar el suelo respecto del porcentaje de materia orgánica, siempre con el propósito de conservar y mejorar su fertilidad y estructura. Además, con ella se mantiene y mejora la vida microbiana.

Hacer un historial de la fertilidad del suelo (análisis químico, si lo hay), así como registrar los tipos de fertilizantes y abonos que se han y estén aplicando.

Conservación de suelos

Indicar y definir dónde y cuándo se necesita hacer las técnicas u obras de conservación de suelos; qué tipo de obras; en qué clase de terreno (porcentaje de la pendiente, tipo de suelo, textura, etc.); siembra al contorno, barreras vivas, muertas; acequias de laderas; manejo correcto de malezas; terrazas continuas, individuales, cajuelas, etc.

Manejo de plagas

Enfermedades y malezas Por cada enfermedad que afecta el cultivo se debe describir de qué manera se va a prevenir y/o a combatir la plaga (incluyendo prácticas como podas de sombra), variedades tolerantes y/o resistentes, injertos; aplicaciones botánicas, trampas, repela y pepena: uso de sustancias permitidas, etc. y bajo qué circunstancias se puede utilizar una sustancia permitida.

Definición de prácticas que no están incluidas en los reglamentos de los requerimientos de los códigos o programas de certificación y que puedan comprometer la sostenibilidad, como por ejemplo tumba de árboles y quema de guamiles (tener buena justificación).

Beneficiado húmedo y seco (si hay)

En el reglamento interno se debe de describir el programa de la utilización del agua, reducciones del uso, manejo de subproductos sólidos y líquidos.

Manejo higiénico del producto en todas sus fases. Limpieza constante en todas las instalaciones.

Seguridad laboral. Registros de ingresos y egresos, identificación de los lotes procesados.

No acceso de animales (perros, cerdos, gallinas, etc.).

Almacenaje retirado de materiales agro químicos, diésel, etc. y bitácoras de las actividades de recibo, proceso, fermento, lavado, secado, almacenaje y salidas del producto.

Zonas de amortiguamiento

Se deben definir qué clases de zonas de amortiguamiento se necesitan estructurar y cumplir bajo los requerimientos del código o programa a fin de minimizar contaminaciones por escorrentía, deriva de productos de aspersión y proteger las comunidades, instalaciones como oficinas, escuelas, etc.

Requisitos para ser productor orgánico y para agrupaciones, el procedimiento de aceptación de nuevos socios

  • El sistema de control para café orgánico debe cumplir con las normas y reglamentos según los proyectos de negociación y venta del producto, es decir mercado europeo con el Reglamento 2092/91; el mercado norteamericano con NOP USDA, y el mercado de Japón con JAS.
  • Incluir los lineamientos para el uso de semillas, elaboración de almácigos, siembra, trazado y ahoyado, medidas de conservación de suelos, elaboración de abonos orgánicos; plan de abonamiento orgánico, manejo integrado de plagas, enfermedades y malezas sin llegar a la aplicación de productos sintéticos; manejo correcto y optimizado de sombra; manejo para los recursos hídricos y boscosos, conservación y aumento de la biodiversidad de la flora y fauna.
  • Cosechas programadas según altitudes o tipos de café. En post cosecha limpieza y linealidad en todo el proceso para no confundir partidas.
  • Almacenamiento correcto y debidamente identificado indicando que es café producido bajo prácticas orgánicas y amigables con la naturaleza.
  • Dejar registros de cada una de las actividades efectuadas en todas las temporadas de labores agrícolas y de post cosecha, incluyendo comercialización y venta del producto.

Código de sanciones

Definir bien las sanciones en caso de incumplimiento con el reglamento interno. Las sanciones deberán ser correctas con Sellos y Certificaciones para café / ANACAFÉ o 65 las normas, como mínimo deben incluir: uso de sustancias prohibidas, riesgos de contaminación; entrega de producto no certificado; falta de acciones correctivas generales (todo el grupo), específicas (sólo en una parcela), según el plan de mejoras;
rechazo del inspector interno y externo; no participar en reuniones o capacitaciones; falsificación de datos (incluyendo firmas); registro de la parcela en dos diferentes organizaciones, etc. En caso del uso de sustancias prohibidas, el productor debe informar del error para hacer las consultas pertinentes.

 Otros

El reglamento interno puede tener más renglones, tomando en cuenta las condicionantes solicitadas según el tipo de certificaciones.

Procedimientos del Sistema de Control Interno

Procedimientos mínimos que se deben tener por escrito

  • Recurso humano (el personal): describir correctamente a los responsables de la ejecución completa del sistema de control interno.
  • Perfil de los que deben integrar el comité de decisiones o de aprobación, coordinador o gerente del SCI, promotores e inspectores.
  • Procedimiento de selección de miembros del comité de control interno, coordinador general, promotores e inspectores.
  • Funciones del comité, coordinador, promotores e inspectores.
  • El comité de aprobación debe dejar constancia de sus decisiones; esto puede ser como mínimo un resumen, una ayuda de memoria e inclusive en un cuaderno hacer un acta con un listado de todos los productores presentes, donde se registren los consensos que el comité aprueba o reprueba, incluir las acciones correctivas y los tiempos de cumplimiento. Hay que especificar la razón por la cual se aprueba o desaprueba un productor, y en este último caso, la sanción impuesta y el tiempo en el cual se debe cumplir.
  • Apelación: debe constar el derecho de apelar, una decisión, por parte del productor, y el procedimiento de cómo se va a reaccionar en este caso.
  • Procedimiento de cómo evitar conflictos de interés.
  • Cómo se manejará la confidencialidad de la información, esto principalmente para los inspectores internos y el coordinador.
  • Procedimiento de capacitación, de productores, comité de control interno, coordinador general, inspectores internos y promotores agrícolas en temas de la normativa y de sus reglamentos y mecanismos de inspección.
  • Procedimiento de inspección de parcelas, son las inspecciones de campo que se realizan para garantizar el cumplimiento de las actividades de mejoramiento, así como de las buenas prácticas agrícolas de producción y proceso, ajustándose a los requisitos contemplados en el reglamento interno y al código o programa de certificación.
  • Las inspecciones internas deben cubrir el 100% de los productores con todas sus parcelas por lo menos una o dos veces por año. Los inspectores internos deben registrar en una ficha o boleta para el caso las observaciones y resultados de las inspecciones internas.
  • Frecuencia de las inspecciones internas: se deben monitorear internamente el 100% de las parcelas que tienen los productores. Inclusive cubriendo en los casos que se tengan dos certificaciones a la vez. Deben contar con registros sobre el total del área de todos los socios incluyendo su producción actual y estimación de producción.
  • Todas las nuevas parcelas, sean de productores ya certificados o en solicitud de ingreso a la certificación, deben inspeccionarse internamente, y el comité de aprobación/control interno deberá asignar la aceptación con el si y solo si ya está cumpliendo con los requerimientos de las normativas de la certificación, y de preferencia con el historial con fechas desde que inició sus cambios en mejoras hasta la fecha actual, si no reúne los requerimientos, será preferible dar más tiempo a fin de no afectar la agrupación completa.
  • En el caso de los que aplican a lo orgánico, será de chequear el primero, segundo o tercer año de conversión. El período de transición está basado en la última fecha de uso de insumos sintéticos o técnicas convencionales que son restringidas para aplicar a la certificación orgánica. El inicio del período de transición corresponde al principio de la inspección interna. Recordar que el producto en primer año de conversión no se puede vender como de transición.
  • Comité de decisiones: debe leer, evaluar y analizar, conjuntamente con el coordinador, todas las boletas de inspección que se realizan a las parcelas de todos los miembros y tomar una decisión sobre el estado y avance de cada productor y deducir sobre las acciones a corregir o mejorar y comunicarse posteriormente al productor y al promotor, a fin de iniciar con las medidas emanadas del comité.
  • Monitoreo de flujo de volúmenes y/o cantidades (pesos): se deben monitorear y documentar todos los pasos del flujo de producción y maquilado, es decir, desde el acopio en el campo, registrando las cantidades de acuerdo con el listado de productores aprobados por el comité; transporte y recibo en el beneficio; cantidades procesadas por fecha y por productor; almacenamiento con sus diferenciaciones según tipo de café (si las hay), nombre del comprador, forma de comercializarlo, transporte y ventas realizadas.
  • Procedimientos de separación: cuando dentro de una agrupación un número de miembros aplica y logra obtener una certificación, es necesario rotular y describir el producto certificado para separarlo del no certificado. Esto debe quedar debidamente registrado en todo el proceso de producción, procesamiento, almacenamiento, acopio, transporte y comercialización.
  • El comité y un grupo de miembros deben evaluar sus políticas de control interno, revisando y actualizando sus reglamentos a fin de modernizar esta herramienta. Es preferible que se haga en concordancia con los cambios periódicos que realizan los programas de certificación.

Boleta o ficha de control y monitoreo interno

Es la misma para inspección interna y para visita del promotor. Se utiliza para registrar las observaciones de incumplimientos y/o avances, así como las recomendaciones del promotor agrícola. De esta forma se monitorean las parcelas en función de las normas. El comité y el reglamento interno deben aprobar su formato.

Cuando los miembros poseen más de una parcela, se debe llenar una boleta de control interna y monitoreo por cada una de las parcelas.

Los renglones de descripción de la boleta tendrán que llevar como mínimo lo siguiente: jurisdicción, fecha, nombre del caficultor y su número de registro dentro de la organización, nombre o número de código de la parcela, espacio con varias líneas en blanco para las observaciones y espacio con varias líneas en blanco para las recomendaciones o sugerencias, firma del caficultor miembro y del inspector o del promotor.

La boleta refiere detalladamente el estado de la parcela al momento de la visita del promotor o del inspector. Debe evaluar todos los temas de la producción y del procesamiento, según los requerimientos de la certificación a la que aplica, incluyendo la orgánica.

Se deben comparar el reglamento interno, el código de certificación y el programa de mejoras constantes con los aspectos por evaluar y monitorear en la parcela y dejar constancia de los resultados.

El plano o croquis

Consiste en describir de la forma más detallada posible, el plano de la parcela o finca; las referencias cardinales, los nombre de los vecinos y otras referencias que puedan identificar y orientar la parcela.

Aspectos esenciales que se deben indicar:

  • El Norte. (Se pueden incluir Sur, Este y Oeste, aunque no son tan necesarios).
  • Casas, iglesias, instalaciones y otras estructuras físicas de referencia.
  • Dirección de la pendiente de la parcela y de ser posible el grado o porcentaje.
  • Ríos, quebradas, veredas, carreteras, cercos, bosques y otros puntos naturales de referencia, como rocas grandes.
  • Tipo de barreras o zonas de separación con cultivos vecinos que no están certificados. Los cultivos vecinos o poblaciones colindantes.
  • Nombres de los dueños de terrenos vecinos.
  • Obras de conservación de suelos y agua.

Trazabilidad y codificación

Lo primordial es que se logre apreciar el camino que sigue el producto desde su origen en el campo (a nivel de parcela), su cosecha, recibo, transporte, ingreso al beneficio húmedo, su proceso en poscosecha almacenaje (separado), comercialización y venta. Se certifican las parcelas y no a sus propietarios. Por lo que el producto debe ser “rastreado” desde su punto de producción hasta donde termina la responsabilidad del productor. En adelante, serán otros los responsables de la trazabilidad.

Firmas

La firma y nombre de cada productor deben coincidir con el de la fotocopia de la cédula que está en el fólder del miembro en el archivo de la sede (casa u oficina) del SCI. De igual forma la firma del inspector y del promotor agrícola, que también debe de contar con su historial u hoja de vida en los fólderes correspondientes.

Listados de productores aprobados

El listado de productores aprobados es otra de las informaciones obligatorias para inspecciones internas o externas. Esta lista siempre debe estar disponible y actualizada cada año por el SCI.

Cualquier empresa certificadora lo requerirá, independiente de que sea o no orgánico.

Esta lista refiere el nombre y número total de miembros productores certificados, su ubicación dentro de la territorialidad, especifica el número según género, inclusive edades, área de producción que posee cada uno, producción (maduro y/o pergamino), historial de producción al cotejar varios años, tipos de café, así como posibles pronósticos de cosecha.

Si en una o varias parcelas la producción se incrementa fuera de lo normal, será inspeccionado y luego justificado (por efecto de podas o respuestas de abonamientos, fertilizaciones, riegos, descombres, en si mejores prácticas agronómicas u otras), por parte del o de los productores que tengan tal caso.

Cuando una agencia certificadora realiza su inspección externa a un grupo nuevo, revisa y compara si las áreas indicadas concuerdan con la realidad y si la producción corresponde a lo que comúnmente son los rangos promedio de la zona. Aunque siempre se toma en cuenta que existen casos exclusivos.

Por otro lado, si es un grupo ya certificado se debe revisar si el área concuerda con el área certificada anteriormente y si aumentó, chequear la razón.

Incremento de área en las certificaciones con café orgánico

Si aumentó el área orgánica, aún no certificada, debe de concordar con el área que estaba el año anterior en T3 y también debe de concordar con las fichas de Control Interno; otra razón es un área con café cultivada bajo condiciones naturales y que ésta esté comprobada y que además se le haya concedido, por la agencia certificadora, el haber pasado por un año de conversión.

Y el caso de las convencionales con los tres años de conversión.

Si el área nueva para certificar no aparece en T3 dentro del listado de productores aprobados del año anterior o bien no aparece dentro de los listados del SCI, por lo que en este caso no se puede certificar, más bien, indagar el caso para darle solución, siempre positiva. Los casos que se indagarán, aunque parezcan insólitos, son: una parcela heredada o comprada a otro productor orgánico dentro de la misma agrupación y que está repetida, o bien, fue certificada por otra agencia certificadora y fue adquirida por un miembro de la agrupación, etc.

Los datos de los listados aprobados deben concordar con los datos en las fichas de control interno y los croquis.

El listado de productores aprobados les sirve de base para controlar el acopio de la producción anterior; se debe controlar si una asociación no ha acoplado más producción de la que realmente corresponde a sus asociados.

A veces sucede que la producción total acopiada coincide con la producción aprobada, pero existen casos en los que se han acoplado cantidades de producción muy elevadas de algunos productores en especial, esto quizas por efecto de manejo.

Se puede tener una sobreproducción de un 10% sin que necesariamente presente problemas, pero si se detecta acopio de más de 20% (hasta a veces 200% más de lo aprobado) definitivamente es un problema y se debe investigar qué es lo que pasó y de dónde viene esta producción.

Siempre se debe de controlar que las cantidades de café maduro recolectado y acoplado, coincidan con la cantidad de café maduro transportado para ser beneficiado y si el resultado del café pergamino concuerda, según conversión, con el café maduro que ingresó.

También si el café vendido coincide con el café transportado a la casa compradora, que en la mayoría de los casos es un beneficio seco, por lo que luego de su maquilado debe coincidir lo exportado, tomando siempre en cuenta su rendimiento o conversión.

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